Przez optymalizację kosztów prowadzonej działalności rozumieć można takie zarządzanie wszelkiego rodzaju opłatami, które spowoduje ich obniżenie, bez uszczerbku na jakości funkcjonowania firmy. Jeśli chodzi o wynajem powierzchni, podstawowe koszty to oczywiście czynsz, opłaty za media, ochrona czy utrzymanie czystości. Ale to nie wszystko. Wynajmując powierzchnię w biurowcu, należy się bowiem liczyć ze współczynnikami, które w ostatecznym rozrachunku mogą wiele zmienić.

Fot. OPG Property Professionals
W budynkach biurowych najczęściej mamy do czynienia z dwoma wskaźnikami wpływającymi na finalny koszt wynajmu. Pierwszy z nich dotyczy nas wówczas, gdy piętro dzielimy z innymi najemcami. – Korytarze, toalety oraz pomieszczenia socjalne na tym samym poziomie składają się na tzw. współczynnik kondygnacyjny, który do opłaty za wynajmowane metry kwadratowe wprowadza dodatkowy koszt na poczet części wspólnych – wyjaśnia Monika Hryniewicz, Head of Leasing w firmie OPG Property Professionals. – Jeśli mamy być na piętrze sami, możemy ten współczynnik pominąć. Niezależnie jednak od opcji, powierzchnia najmu brutto, a zarazem koszt najmu, zwiększa się o tzw. add-on factor – dodaje.

Ilość biura w biurze

Czym dokładnie jest ów współczynnik add-on? Jest to wyrażana w procentach wartość, która umownie oznacza proporcjonalny udział najemcy w powierzchniach wspólnych biurowca, takich jak hol, recepcja czy szatnie dla rowerzystów, a także w pomieszczeniach technicznych – rozdzielniach elektrycznych, serwerowniach bądź centrach danych.

Najemca, oprócz własnego biura do wyłącznego korzystania, automatycznie staje się najemcą części współdzielonych, co przekłada się na ostateczną wysokość czynszu i opłat eksploatacyjnych. Oznacza to, że w hipotetycznym budynku z add-on factor na poziomie 10%, firma zajmująca 1000 mkw. płaci de facto taką stawkę, jak gdyby wynajmowała 1100 mkw. Jeszcze wyższą, jeśli dodatkowo dzieli to samo piętro z innymi najemcami.

Fot. OPG Property Professionals
Dla wielu firm często jest to znaczący wysiłek finansowy. Da się go jednak uniknąć, optymalizując koszt wynajmu powierzchni na jednego pracownika. Na rynku pojawiają się niekiedy ciekawe oferty. – Z myślą o firmach, dla których ilość „biura w biurze” ma znaczenie i które chciałyby przenieść lub otworzyć nowe centrum obsługi klienta, w budynku Orange Plaza Financial Center w całości zrezygnowaliśmy z wprowadzania add-on factor – podkreśla Monika Hryniewicz. – Najemca poszukujący w Łodzi większej powierzchni może zająć nawet do 1000 metrów pozbawionych zarówno współczynnika kondygnacyjnego, jak i współczynnika części wspólnych – dodaje.

Fot. OPG Property Professionals

Biuro z drugiej ręki, choć jak nowe

Jeśli firma wprowadza się do całkowicie nowego obiektu biurowego, oprócz comiesięcznych kosztów stałych, należy także doliczyć początkowe nakłady związane z dostosowaniem przestrzeni do potrzeb jej pracowników. A te, w przypadku call center mieszczącego codziennie ponad 150 osób, będą oscylować w granicach nawet kilkuset tysięcy złotych, w zależności od przyjętego standardu.
Koszt ten można znacząco zredukować, szukając przestrzeni w obiektach nieco starszych, choć nieodbiegających mocno standardem od bardziej współczesnych projektów. Okazuje się, że przysłowiowe „oldtimery” w biurowej klasie B+ mają jeszcze sporo do zaoferowania. – Biura w Orange Plaza Financial Center wyposażyliśmy m.in. w pełną instalację ICT, światłowód czy sieć wi-fi. O komfort pracowników dba zaś klimatyzacja, duże okna oraz podwieszane sufity ze zintegrowanym oświetleniem – wymienia Monika Hryniewicz. – Dzięki elastycznej powierzchni, możemy przygotować przestrzeń w pełni dopasowaną do potrzeb firmy. Środki, które najemca wydałby na wykończenie pomieszczeń w stanie surowym, może przeznaczyć na przykład na zaaranżowanie pokojów rekreacyjnych – dodaje.

Koszty/korzyści = biuro na plusie

Archimedes z Syrakuz rzekł kiedyś: dajcie mi punkt oparcia, a poruszę Ziemię. O kluczowym znaczeniu punktu przyłożenia doskonale wiedzą duże firmy z szeroko pojętego sektora usług dla biznesu, które poruszając się w skali globalnej, praktycznie każdy koszt filtrują przez niekończącą się liczbę kolumn i wierszy w arkuszu kalkulacyjnym.

Podstawowa zasada? Im mniej mnożników i niższe ich wartości, tym korzystniejszy rezultat końcowy.