Ustalenie wysokości zaliczek na utrzymanie wspólnej nieruchomości należy uznać za czynność przekraczającą zwykły zarząd, w związku z czym zarząd/zarządca powinien ustala wysokość zaliczek na podstawie przyjętych uchwał.

Uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd/zarządcę. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tj. Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.) dopuszcza możliwość podjęcia uchwały w wyniku głosów oddanych częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania. Jest to bardzo słuszne rozwiązanie, ponieważ w szczególności w dużych wspólnotach ciężko jest zebrać odpowiednią ilość głosów. Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos – art. 23 Ustawy. Osoba zbierająca podpisy pod uchwałą w drodze indywidualnego zbierania głosów, powinna zwrócić szczególną uwagę na to, czy osoba podpisująca uchwałę jest właścicielem lokalu, względnie czy posiada odpowiednie pełnomocnictwo. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 lipca 2004 r. (sygn. akt IV CK 543/03) stwierdził, że „podjęcie przez wspólnotę mieszkaniową uchwały w trybie indywidualnego zbierania głosów, dokonanego przez osoby nieuprawnione, może stanowić podstawę jej uchylenia przez sąd, jeżeli uchybienie to miało lub mogło mieć wpływ na jej treść. Niedopełnienie ustawowego obowiązku powiadomienia każdego właściciela o treści uchwały podjętej w tym trybie nie ma wpływu na jej skuteczność.”

Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 Ustawy, jest obowiązany przede wszystkim do złożenia właścicielom lokali rocznego sprawozdania ze swojej działalności oraz do zwoływania zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku (w przypadku niezwołania takiego zebrania, każdy z właścicieli może takie zebranie wówczas zwołać). Zarząd bądź zarządca powinien powiadomić przynajmniej na tydzień wcześniej właścicieli lokali o planowanym zebraniu ogółu właścicieli, jego miejscu, dokładnym terminie, a także o planowanym przebiegu obrad. Przedmiotem rocznego zebrania powinno być przede wszystkim:
1) uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
2) ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1,
3) sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Jak wspomniałem powyżej uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. W przypadku, gdyby na zebraniu nie zebrano odpowiedniej liczby głosów, wówczas obowiązkiem zarządu/zarządcy jest zebranie głosów indywidualnie („chodząc od mieszkania do mieszkania”) aż do uzyskanie odpowiedniej liczby głosów. Niestety ustawodawca nie zakreślił terminu w ciągu jakiego zarząd/zarządca będzie zobowiązany do zebrania głosów za bądź przeciw uchwale.

W przypadku, gdy wspólnota nie może podjąć uchwał między innymi dotyczących utrzymania wspólnej nieruchomości zarząd/zarządca nie może podnieść wysokości zaliczek realizując tak naprawdę nie podjętą uchwałę przez właścicieli lokali w danej wspólnocie mieszkaniowej. Należy podkreślić, że do czasu podjęcia nowej uchwały, obowiązują dotychczasowe stawki zaliczek.
W sytuacji, gdy zarząd/zarządca wspólnoty mieszkaniowej nie radzi sobie ze zbieraniem głosów pod kluczowymi dla funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej uchwałami, należałoby się zastanowić nad jego odwołaniem. Należy zaznaczyć, iż zgodnie z art. 20 ust. 2 zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali odwołani.